企业申请前必须确保其符合退税的要求，出口退税要求企业取得海关备案回执、一般纳税人资格，以及具备退税管理的能力。

企业申报退税需要准备单证主要包括：出口货物报关单、增值税专用发票、出口合同、运输单据、装箱单等，部分地区可能要求提供收汇核销证明，以证明出口货物已收汇。

外贸公司在货物出口前，需按照海关要求完成报关手续，并取得企业出口货物报关单。同时，企业还需及时收集与出口业务相关的所有单证，如销售发票、结汇水单或收汇单等。